Этикет в электронной переписке

Один из важных каналов общения с потенциальным работодателем — электронная почта, на которую соискателей часто просят присылать резюме. А так как стиль личных сообщений и деловых писем значительно отличаются друг от друга, то существует особый этикет электронной переписки, о котором и пойдет речь в статье.

Поскольку у нас нет возможности произвести впечатление при личной встрече, необходимо сделать это письменно. При написании электронных писем следует соблюдать ряд правил, благодаря которым обращение будет прочитано, правильно понято и рассмотрено.

Адрес

Для деловой переписки лучше иметь отдельный электронный адрес, состоящий из имени и фамилии. Отношение к резюме, полученному с адреса pupsiik2015@... будет несерьезным, а это совсем не та реакция, которую мы ожидаем. Регистрируя новый электронный адрес, не используйте для логина слово или прозвище, добавьте свои имя и фамилию. Работодателю будет легче запомнить такое письмо и найти его среди массы откликов.

Тема письма

Один из самых важных моментов. Без указания темы электронное письмо может попасть в папку «Спам», в которой сообщения часто удаляются без прочтения. Тема должна быть такой, чтобы адресату было понятно, о чем пойдет речь в письме. Например «Для Ивана Ивановича. Отклик на вакансию менеджера по продажам».

Приветствие

Любое письмо нужно начинать с приветствия. Правила деловой электронной переписки рекомендуют использование слов «Здравствуйте» и «Добрый день». Оба приветствия универсальны, так как не привязаны ко времени суток. Применение фразы «Добрый день» не будет ошибкой, так как имеется в виду рабочий день. При этом считается дурным тоном использование фразы «Доброго времени суток».

Обращение

Сразу за приветствием необходимо обратиться к адресату. Если при размещении вакансии был указан телефон, лучше позвонить и уточнить имя того, кто будет просматривать корреспонденцию. Допустимо использование имени-отчества или одного имени, если это принято в компании. При отсутствии такой информации можно ограничиться приветствием.

Требования к тексту

Электронное письмо не должно состоять более чем из 3-4 абзацев, так как оно является сопровождением к основной части послания — резюме. Само резюме следует прикрепить отдельным файлом, а не вставлять в тело письма.

Текст должен быть понятным, разбитым на короткие предложения, которые легче воспринимаются при чтении. При написании должны использоваться строчные буквы и прописные там, где это требуют правила орфографии. Предложения, написанные одними прописными буквами, в деловой переписке недопустимы, поскольку воспринимаются как истерические выкрики. То же самое относится к восклицательным знакам, злоупотребление которыми воспринимается как излишняя эмоциональность. Смайлики уместны в личной переписке, в письме к потенциальному работодателю они недопустимы.

Письмо должно быть написано грамотно и аккуратно, поскольку обилие ошибок и опечаток может оставить неблагоприятное мнение у потенциального работодателя. Наиболее удобный способ удостовериться, что послание не содержит помарок, — составить письмо в одном из текстовых редакторов, которые автоматически настроены на проверку орфографии и грамматики, а затем скопировать его в тело сообщения.

Вложения

Если ваше резюме отправляется вложением, это указывается в письме, иначе его могут не открыть, приняв за файл, зараженный вирусом. При отправке вложения нужно заботиться об адресате, загружая файлы небольшого размера, так как письмо может быть прочитано с телефона. Вложенный файл обязательно должен иметь корректное название — по теме текста. К примеру: «Резюме Петрова Андрея на должность технолога». Указание фамилии и имени поможет выделиться среди претендентов и облегчит работу нанимателя.

Подпись

Большинство почтовых серверов предлагают создать шаблон подписи к электронному отправлению. Чтобы ничего не упустить и не изобретать каждый раз велосипед, лучше воспользоваться этим предложением. В подписи обязательно должна быть фраза «С уважением, имя и фамилия отправителя». Затем указываются контактные данные для связи: номера сотового или домашнего телефона, адреса электронной почты, скайп и иные виды коммуникации.

Почтовые серверы также предлагают услугу уведомления о доставке и прочтении письма. Пользоваться этими сервисами в деловой переписке нежелательно, так как это рассматривается адресатом как признак недоверия. Зато по-настоящему полезна функция прикрепления портрета отправителя к письмам — это может стать вашим преимуществом перед остальными претендентами. Для портрета можно выбрать фотографию в стиле «на паспорт» или менее формальный вариант, с улыбкой, но в деловой одежде. Фотографии с отдыха на море или в компании друзей лучше не использовать.

Произвести благоприятное впечатление, не пользуясь личным обаянием и голосом, трудно. Однако даже письмо способно многое сказать о претенденте как о будущем работнике. Тщательность, с которой вы отнесетесь к электронной переписке, охарактеризует вас как аккуратного, ответственного и внимательного к деталям сотрудника, а эти качества необходимы практически в любой сфере деятельности.