Офис-менеджер

Офис-менеджер — это сотрудник, работающий в офисе и отвечающий за его техническое обеспечение и организацию документооборота.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря? Ответить на этот вопрос не так просто. А между тем, зарплата офис-менеджера в Воронеже отличается от зарплаты секретаря на несколько тысяч рублей.

Например, работодатель не будет в восторге, если соискатель на вакансию офис-менеджера совмещает работу с получением высшего образования на дневном отделении, не умеет работать с офисной техникой, не знает иностранного языка и, самое главное, не имеет опыта работы в аналогичной должности. То есть предполагается, что всему, чему секретаря можно обучить, офис-менеджер уже знает и умеет.

Однако, офис-менеджер — не просто красивое название для новой должности секретаря, который продвинулся по карьерной лестнице. Как правило, за этим словом стоит изменение уровня ответственности и овладение новыми профессиональными навыками.

Профессиональные требования

• Приятная внешность: толковый офис-менеджер просто обязан быть привлекательным внешне — по крайней мере, опрятным и хорошо одетым. Соответствовать модельным параметрам вовсе не требуется, а вот обаятельная улыбка и аккуратный маникюр — обязательные элементы дресс-кода. Зачастую именно офис-менеджер встречает клиентов и посетителей офиса на ресепшене, поэтому его вид должен производить приятное впечатление.
• Коммуникабельность, вежливость и приятный голос: прямо вытекающее из предыдущего пункта требование. Ведь помимо личной встречи с клиентами и партнерами, в обязанности офис-менеджера входит ведение телефонных переговоров. Всегда ровная доброжелательная интонация, отсутствие дефектов речи, знание правил делового этикета — профессиональный минимум офис-менеджера в Воронеже.
• Письменная и речевая грамотность: опять же пресловутый имидж компании не дает такому сотруднику возможности расслабиться. Никаких речевых ошибок, никаких опечаток быть не должно. Тут офис-менеджер сам себе корректор и критик — вежливые люди над неуместной ошибкой посмеются, но вслух вряд ли об этом скажут.
• Владение ПК на уровне уверенного пользователя: понимание основ поиска в интернете, знание офисного пакета (Word, Excel как минимум), в некоторых воронежских фирмах необходимы также знания 1С, CorelDraw и других специализированных программ.

Обязанности офис-менеджера

В обязанности этого незаменимого сотрудника может входить все что угодно — то есть любая офисная работа. Мониторинг воронежских вакансий дает потрясающие результаты: в одной фирме офис-менеджер готовит кофе и отвечает на звонки, в другой — пьет кофе и заполняет документацию, в третьей — предлагает кофе клиентам и рассказывает им о преимуществах товара, в четвертой вообще не имеет с кофе никаких дел.

Однако, чаще всего офис-менеджер отвечает за делопроизводство, документооборот в компании, прием и распределение звонков, обработку корреспонденции, иногда добавляется работа с персоналом и/или клиентами, кассовая отчетность.

Как бы то ни было, деятельность офис-менеджера по определению многозадачна: мозг его подобен органайзеру, в котором задания отсортированы по степени срочности, сложности и обязательности выполнения. Также в нем хранится справочная информация, которую в любой момент может затребовать руководство или клиенты.

Профессиональный рост у этого сотрудника вполне возможен и зависит зачастую от того, чем он больше всего занимается на основном рабочем месте. Офис-менеджеры становятся и бухгалтерами, и менеджерами по персоналу или по продажам, и администраторами.