Как работодателю обезопасить себя при увольнении ключевого сотрудника

Увольнение ключевых сотрудников может обернуться большой проблемой. К временному снижению показателей работодатели готовы, но порой приходится сталкиваться с куда более серьезными трудностями: с продажей клиентской базы данных и технологий конкурентам, переманиванием части команды, потерей имущества и денег. Расскажем, как с этим бороться.

Тщательно подготовьте документы для приема на работу

Чтобы увольнение не привело к неприятным последствиям, нужно грамотно составлять документы для приема людей на работу.

Прежде всего, с новичками необходимо подписать соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где подробно и четко указано, что именно к ней относится. Имейте в виду, коммерческой тайной считается не любая информация о компании, а только данные о предпринимательской деятельности, которые дают преимущество перед конкурентами и имеют ценность для третьих лиц, которые защитили и к которым ограничили доступ. Например, тайной могут быть технологии изготовления товаров и рецепты продукции. А информация о контрагентах, график работы сотрудников, тесты для их внутренней аттестации и налоговые задолженности тайной не считаются. Срок действия обязательства о неразглашении данных вы определяете сами. Расторжение трудового договора на него не влияет.

Если работа сотрудника связана с товарами, техникой, иными ценностями и деньгами, подпишите договор о материальной ответственности. Какой вид материальной ответственности работника выбрать — полную и ограниченную, — решать вам.

Также можно заключить локальный акт, запрещающий передачу и распространение персональных данных клиентов.

Желая защитить компанию, некоторые работодатели пытаются подписать и другие договоры, например, запрещающие уволившемуся сотруднику устраиваться к конкуренту или открывать собственное дело. Помните, что это незаконно. Если человек нарушит договор, наказать его не получится.

Обеспечьте защиту от утечек данных

Важная информация нередко хранится в Excel, 1С или других программах, которые почти никак не защищены. Нужно это исправить.

Ограничьте доступ сотрудникам к рабочим файлам и папкам. С помощью инструментов операционной системы или специальных приложений разделите людей на группы и каждой предоставьте право доступа только к определенной информации.

Заблокируйте USB-порты (физически или программно), чтобы никто не скачал важные сведения себе на флешку и не заразил компьютеры вирусом. Чтобы данные не украли и не удалили иным образом, установите программы, позволяющие просматривать экраны сотрудников и контролировать работу с файлами, приложения, блокирующие отправку документов неизвестным адресатам и софты, засекающие необычное поведение пользователя.

Список можно дополнить системой видеонаблюдения за работниками, записью телефонных разговоров, ограничением доступа к некоторым интернет-ресурсам и строгим соблюдением правил работы с персоналом.

Расставайтесь с сотрудником правильно

Прежде всего, узнайте причину увольнения. Если сотрудник уходит по собственному желанию, по семейным обстоятельствам, из-за переезда в другой город, то неприятных последствий наверняка не будет. Можно поблагодарить специалиста за работу и спокойно с ним расстаться.

Если же ключевой сотрудник увольняется после конфликта, проступка или по сокращению, то к нему нужен особый подход. Присматривайте за ним до тех пор, пока он не уйдет. Не исключено, что работник попытается удалить секретные файлы, скопировать базу клиентов и технические наработки или переслать их конкурентам.

Имейте в виду, что уходящий сотрудник может настроить коллег против компании и те уйдут вслед за ним. Поэтому нужно следить за атмосферой в коллективе, выявлять и поддерживать неформальных лидеров, которые объединяют людей и не дают им уволиться, сплачивать работников семинарами, видеокурсами, конференциями. Если оставшиеся сотрудники продолжат общаться с бывшим коллегой, обсуждать с ним дела компании, намекните им о том, что корпоративные секреты нужно беречь, и расскажите о штрафах за утечку данных.

Если сомневаетесь в уходящем специалисте, напомните ему о санкциях за нарушение договора о коммерческой тайне. Иногда этого бывает достаточно, чтобы сотрудник передумал красть данные. Не угрожайте судом и занесением в черный список работников: это может разозлить человека, и он сделает все, чтобы испортить репутацию компании.

Наконец, сразу после ухода работника закройте доступ к корпоративной информации с его аккаунта.