Тайм-менеджмент на работе: почему это важно и с чего начать

Что делать, если вы постоянно завалены работой, не знаете, за какие задачи браться в первую очередь, и не укладываетесь в дедлайны? Возможно, вы неправильно планируете свой рабочий день. Чтобы это исправить, следуйте принципам тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент и какая от него польза

Тайм-менеджмент  — это технология управления временем, которая позволяет добиваться максимальных результатов. Вот 5 причин, почему ее стоит применять в жизни.

• Тайм-менеджмент помогает понять, какие задачи важны, а какие нет, поэтому вы сосредотачиваетесь на том, что действительно приносит пользу.
• Тайм-менеджмент учит планировать день и распределять нагрузку. В результате вы понимаете, какие задачи когда лучше выполнять, и работаете наиболее эффективно.
• Тайм-менеджмент учит самодисциплине — вы меньше прокрастинируете и ленитесь, делаете больше, чем раньше, и легко соблюдаете дедлайны.
• Благодаря тайм-менеджменту вы знаете, что и когда нужно делать, полностью контролируете ситуацию и, как итог, меньше нервничаете.
• У вас появляется больше свободного времени, которое можно потратить на общение с близкими, хобби, путешествие и многое другое.

Методы тайм-менеджмента

Способов оптимизировать и организовать время по тайм-менеджменту много. Мы перечислим несколько наиболее популярных.

Прежде всего, нужно научиться расставлять приоритеты. Изучите свой список дел и выберете наиболее важные. Сделать это можно как минимум двумя способами.

• Матрица Эйзенхауэра. Помогает разделить все задачи по срочности и важности. Важные и срочные дела нужно делать сразу. Важные, но несрочные — планировать на ближайшее время. Срочные, но неважные — делегировать другим специалистам. Несрочные и неважные — делегировать, откладывать или даже вычеркивать из списка дел.
• Принцип Парето, или «80-20». Применительно к тайм-менеджменту звучит примерно так: 20% ваших задач дают 80% результатов. На этих 20% и нужно сосредоточиться в первую очередь.

После того, как вы определили наиболее важные задачи, нужно решить, как и когда их выполнять. В этом помогут следующие приемы тайм-менеджмента.

1. Последите за тем, как вы проводите рабочее время: сколько часов тратите на решение задач, на общение с коллегами, скроллинг соцсетей, прокрастинацию. Откажитесь от того, что не имеет отношения к работе и, возможно, вам не понадобятся другие методы тайм-менеджмента.
2. Понаблюдайте за собой, чтобы понять, в какие часы вы наиболее продуктивны. Это зависит от биологических ритмов. Кто-то лучше работает утром, кто-то вечером. В наиболее «активные» часы нужно заниматься более сложными задачами, в наименее — тем, что не требует серьезной концентрации и творчества.
3. Заведите календарь с планами на неделю/месяц и составляйте подробное расписание на день — это одни из основных инструментов тайм-менеджмента. Они помогают не только организовать работу, но обнаружить проблемы, например, понять, что вы не успеете написать отчет за час или сдать проект к конце месяца. Значит, нужно просить помощи у коллег, сдвигать дедлайн или делегировать обязанности.
4. Обязательно выделяйте время для отдыха, чтобы продуктивно работать весь день. Психологи рекомендуют прерываться на 15 минут каждые полтора часа или на 5 минут каждые полчаса.
5. Группируйте похожие задачи. Они требуют примерно одних и тех же действий, поэтому вам будет проще переключаться между делами и легче на них концентрироваться. Например, в один промежуток времени проверяйте рабочую почту, чаты и телефонные звонки или последовательно читайте несколько отчетов.
6. Объемные задачи, к которым страшно приступать, делите на несколько мелких и выполняйте их планомерно. Или, если это возможно, идите другим путем: выбирайте сперва те задачи, которые не вызывают отторжения, чтобы было проще начать.
7. Делайте все последовательно, не работайте в режиме многозадачности. Человек не может выполнять несколько дел одновременно, он переключается с одного на другое. Из-за таких скачков снижается концентрация внимания и ухудшается память.
8. Отключите уведомления в мессенджерах и соцсетях, откажитесь от рассылок, которые не имеют отношения к работе, чтобы не отвлекаться и не терять время впустую. Если руки сами тянутся к смартфону или развлекательным ресурсам, установите приложения, блокирующие к ним доступ в рабочие часы. Также закройте ненужные папки и закладки на компьютере. Наведите порядок на столе.
9. Скажите окружающим, чтобы вас не беспокоили в особенно напряженные часы. Правило в первую очередь полезно тем, кто работает дома, но и офисным сотрудникам оно пригодится — поможет избегать чересчур общительных коллег.
10. Если коллеги вас слишком часто отвлекают, измените способ общения с ними. Например, пусть пишут в чат или задают лично только срочные вопросы, а остальные присылают на почту.

Наконец, вам нужно решить, как отслеживать результаты работы.

• Обычно руководители говорят, когда нужно выполнить задачу, но если сроков нет, выберите их самостоятельно. Временные рамки стимулируют работать быстрее.

Мы перечислили только некоторые правила тайм-менеджмента. Применять все сразу вряд ли получится. Выберите для начала одно или два, которые кажутся вам наиболее простыми. Когда привыкнете к ним, добавьте еще пару методов. Желаем удачи!