Почему ваши сотрудники ненавидят совещания и как это исправить

Совещания и планерки не любят многие сотрудники, и их можно понять. В некоторых компаниях встречи длятся по 2 часа, участники устают, достают смартфоны или, теряя самообладание, пытаются перекричать друг друга и в итоге ни о чем не договариваются. Если ваши совещания проходят так же, вот несколько советов, как сделать их эффективнее.

Подумайте, действительно ли нужно проводить совещание

Совещание необходимо тогда, когда остальные форматы общения не подходят. Например, когда вам нужно обсудить сложную задачу, познакомить сотрудников с важными материалами, устроить мозговой штурм или обсудить срочные вопросы. Если же вы организуете встречу только для того, чтобы высказать свои идеи и услышать одобрение, переложить ответственность за принятие решений на других или просто объединить коллектив, то лучше отказаться от совещания.

Составьте план встречи

Без четкого плана легко забыть, о чем хотели поговорить, и уклониться от важных тем. В результате потратите время впустую. Подумайте, что нужно обсудить и сколько времени на это уйдет. Желательно, чтобы совещание длилось не более часа: сотрудники не успеют устать и у них останется больше времени на работу. Если не укладываетесь, разбейте совещание на 2 части и сделайте перерыв между ними 5-7 минут. После этого можно разослать участникам совещания список вопросов, которые планируете обсудить, чтобы у них было время подготовить свои предложения.

Напишите список участников

Во многих компаниях принято приглашать на совещания как можно больше сотрудников, даже тех, кто не связан с обсуждаемой проблемой или не имеет полномочий для принятия решений. Это нерациональный подход. Пригласите 5-8 человек — тех, чьи интересы затрагивают обсуждаемые проблемы, кто обладает необходимыми знаниями для их решения.

Выработайте правила эффективного совещания

Вы как организатор встречи должны сделать все, чтобы она прошла плодотворно.

• Попросите коллег не брать с собой смартфоны, чтобы они сосредоточились на обсуждении.
• Дайте шанс высказаться каждому участнику, даже самым молчаливым: у них наверняка тоже есть идеи. Не перебивайте говорящего и не позволяйте другим это делать.
• Если сотрудники начнут отвлекаться на посторонние темы, мягко верните их к повестке дня.
• Следите за культурой совещаний: не разрешайте коллегам разговаривать на повышенных тонах, делать едкие замечания, иначе атмосфера станет напряженной, вопросы не решатся.
• Если сами высказываете предложения, узнайте, что о них думают другие. Не делая этого или слушая только для галочки, вы демотивируете сотрудников. На следующем совещании они уже не озвучат свои идеи, которые, возможно, были бы полезны.
• Если нужны свежие предложения, устройте мозговой штурм. Каждый включится в работу и реализует свой потенциал. Никого не критикуя, запишите все предложения, даже самые странные. Позже сможете их проанализировать и выбрать лучшие.
• Когда оцениваете работу сотрудников, перечисляйте не только промахи, но и достижения. Не делайте исключений, у руководителя не должно быть любимчиков.
• Записывайте все сказанное сами или поручите одному из участников роль секретаря, чтобы ничего не забыть и не возвращаться по несколько раз к одним и тем же вопросам. Для удобства можно отмечать тезисы на доске или выводить на экран компьютера, тогда они будут видны всем.
• Если спустя какое-то время понимаете, что некоторые участники не нужны в дальнейших обсуждениях, отпустите их. Если с кем-то нужно поговорить индивидуально, не тратьте на это время группы.

Закрепите результат

В конце встречи еще раз озвучьте выводы и убедитесь, что все коллеги вас услышали. Если совещание прошло успешно, появится четкий план действий. Разошлите протокол с тезисами и принятыми решениями участникам и сотрудникам, которые не присутствовали на встрече, но обязаны знать о ее итогах. В документе должны быть задачи, ответственные за их исполнение и сроки.