Тайм-менеджмент

Успех любого дела зависит от правильной организации рабочего времени. Управление временем — задача тайм-менеджмента, разработанного для эффективной деятельности в рабочем и личном пространстве.

Что помогает управлять временем

Тайм-менеджмент включает в себя несколько аспектов, помогающих все успевать и получать максимальные результаты.

Планирование или организация рабочего времени

Краткосрочное и долгосрочное планирование необходимо фиксировать в органайзерах и ежедневниках или в специальных приложениях на компьютерах и телефонах. Составляя список дел, нужно распределить их по степени срочности и важности, для каждого дела обязательно определить временные рамки, добавив около 20 минут на случай форс-мажорных обстоятельств.

Чтобы понять, сколько времени уходит на каждый пункт из списка, можно взять один день и записать, что было выполнено и сколько времени на это потрачено. В конце дня необходимо оценить, были ли достигнуты поставленные цели, если нет — что помешало их достижению и как перераспределить усилия, чтобы этого избежать.

Организация рабочего пространства

Порядок в голове начинается с порядка на рабочем месте. Желательно «зачистить» пространство от ненужных вещей, а остальные переложить так, чтобы необходимое было всегда под рукой. Поиск документа в кипе макулатуры отнимает много времени и замедляет рабочий процесс.

Организация коммуникации

Компьютер, телефон и современные гаджеты очень облегчают жизнь, но при этом отвлекают внимание от выполнения работы. Интернет с его соблазнами, непрерывный поток звонков, общение через различные приложения требуют строгих ограничений. При выполнении важной и срочной работы лучше отключить телефон и другие средства связи, а также закрыть все страницы браузера, не относящиеся к рабочему процессу.

Биоритмы

Как бы мы ни старались обмануть природу, наша работоспособность зависит от биологических ритмов, под которые мы вынуждены подстраиваться. У жаворонков пик работоспособности приходится на первую половину дня, так что после обеденного перерыва концентрация внимания у них идет на спад, и на выполнение любой работы тратится больше времени и энергии. Совы же, наоборот, готовы работать в ночную смену, а утром их работоспособность равна нулю.

Адекватная оценка собственных усилий

При достижении или не достижении цели нужно проанализировать, было ли вложено достаточно сил и какие действия стали причиной успеха, а какие помешали его достигнуть. Положительным результатам нужно радоваться, а вот неудачи не должны становиться поводом для самобичевания. Вместо того чтобы тратить время на уныние, лучше использовать его на поиск оптимального решения.

Задачи тайм-менеджмента

Многие компании практикуют корпоративный тайм-менеджмент, преследуя при этом несколько целей: оптимизацию работу сотрудников в условиях многозадачности, предотвращение возникновения авралов, минимизацию трудозатрат на малоэффективные действия.

Предприятия, заинтересованные в правильной организации рабочего процесса, проводят тренинги для сотрудников, в рамках которых учат определять цели, выстраивать стратегии, грамотно планировать время и расставлять приоритеты.

Рассматриваются варианты предотвращения форс-мажоров, опозданий, анализируется взаимодействие в коллективе. В помощь работникам создается база знаний с разработанными нормативами, шаблоны и бланки документов, а также устанавливаются программы, облегчающие бизнес-процессы. В документах прописывают задачи каждого сотрудника, распределяют обязанности и ответственность. Устанавливают почтовые программы, упорядочивающие корреспонденцию, с возможностью вовремя отвечать на письма в порядке приоритета.

Часто используется программное обеспечение, объединяющее почту, ежедневники, средства коммуникации сотрудниками (скайп, ICQ и др.). Введение таких программ позволяет отслеживать, чем занимается каждый сотрудник в течение дня, и корректировать малоэффективные действия.

Тайм-менеджмент эффективен и в обычной жизни: помогает все успевать, концентрироваться на важных задачах и вырабатывает чувство времени.

Решение о том, брать на вооружение тайм-менеджмент или нет, компания или человек принимают самостоятельно. Главным критерием здесь будут результативность труда, здоровая атмосфера в коллективе, раскрытие новых горизонтов и продвижение в профессии. Если подобного не наблюдается, то следует либо менять методы управления, либо использовать тайм-менеджмент частично, выбрав лишь то, что работает наверняка.